HASSAS GÖREVLER

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI
HASSAS GÖREVLER LİSTESİ
Hassas Görevler Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Alınması Gereken Önlemler
Stratejik planın hazırlanması Ümmühan ÖZGÜL
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Mustafa ÇOLAKER
Hilal AYHAN
 
Yüksek Hem kurumsal gelişim hem de belirlenen vizyon çerçevesinde kaliteli hizmet sunamamak aynı amaç için çalışma sağlanamaz. Stratejik plan hazırlama sürecine tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak.
Süreci başlatmadan önce bu iş için çalışanları bilgilendirmek.
Geçmişe ilişkin mali bilgileri derlemek gelecekle ilgili bütçe nakit akışı tahminlerini gerçekleştirmek.
Performans programının hazırlanması Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Mustafa ÇOLAKER
Hilal AYHAN
Fatma ŞAHİN
Merva YÜKSEL
Yüksek Birimin fonksiyonlarınınyerine getirmesini engeller.
Bütçe hazırlanırken yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirilerek hazırlanamaz.
Kamu kaynaklarının etkili ekonomik ve verimli kullanımını engeller.
 
 
 
Hedef ve göstergeleri doğru ve tam olarak oluşturmak.
Mevzuatı takip etmek.
Bütçeyi devamlı kontrol etmek.
Faaliyet raporunun hazırlanması Ümmühan ÖZGÜL
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Mustafa ÇOLAKER
Hilal AYHAN
Fatma ŞAHİN
Merva YÜKSEL
Yüksek Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi itibarı zedeler. Tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak
Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu gibi belgelerin mevzuatta belirlenen sürede hazırlanmaması Ümmühan ÖZGÜL
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Mustafa ÇOLAKER
Hilal AYHAN
Fatma ŞAHİN
Merva YÜKSEL
Yüksek Birimin itibarını zedeler.
Karar alma sürecini olumsuz etkiler.
Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller
Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunu yerine getirememe.
İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takvimini belirlemek.
Bilinçlendirme toplantıları düzenlemek.
Bütçe hazırlık işlemleri Ümmühan ÖZGÜL
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Yüksek Bütçe hazırlık çalışmalarının birimin politika ve önceliklerine göre yürütülmemesi birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.
Kaynakların doğru tahsis edilmemesi
Bütçenin yasal mevzuata göre hazırlanması için personelin bilinçlendirilmesi.
Bütçe hazırlık sürecinde tüm şube müdürlerinin katılımını sağlanarak iç haberleşme ve koordinasyonu sağlamak.
Bütçe uygulama işlemleri Ümmühan ÖZGÜL
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
Yeliz AKYALI
Yüksek İhtiyaç duyulan kaynağın zamanında temin edilmemesi
İtibar kaybı
Ödenek ihtiyacının zamanında tahsis edilmesi.
Ödeneklerin dağılımının doğru planlanması Ümmühan ÖZGÜL
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Yeliz AKYALI
Yüksek Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde yürütülmesini engeller.
İtibar kaybı.
Sağlık, kültür, spor, beslenme ve diğer hizmetlere ilişkin giderlerin tespiti sağlamak, bu tespitlere göre ödenek dağılımını planlamak
Taşınırların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre giriş-çıkış ve devir işlemlerinin yapılması ile bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi, malzeme ihtiyaç planlamasının yapılması taşınırların niteliklerine uygun ve eksiksiz olarak teslim alınması Ümmühan ÖZGÜL
Mustafa ÇOLAKER
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
Davut BATUR
Yüksek Kamu zararı oluşması.
Türk Ceza Kanununa göre sorumluluk
Doğru bir envanter yapılmaması
Personelin gerekli eğitimi almasını sağlamak, taşınır işlemlerine ilişkin sürecin takip edilmesi.
Fiili envanterin muhasebe kayıtları ile uygunluğunun denetimi
Avans talebi Mustafa ÇOLAKER
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
Yüksek Kamu zararı.
Mali yaptırım.
Avansın mahsup sürecinin takip edilmesi.
 
Avans kapatılmasına ilişkin belgelerin zamanında teslimi için avans alan kişilerin uyarılması.
 
 
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ihaleleri, yapım işleri ihaleleri, doğrudan teminler
 
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
 
Yüksek
 
·         İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.
İhaleye fesat karıştırmayla suçlama.
İdare ve personelin güveninin kaybolması.
Birimin itibarını zadeler.
İdari ve Cezai yaptırımlar.
Mali sorumluluk.
 
Piyasa fiyat araştırmasını yapmak üzere görevlendirilen kişilerce her türlü piyasa fiyat araştırmasının sağlıklı, gerçekçi ve kanıtlanabilir şekilde yapılması.
Konu ile ilgili personelin eğitim alması, güncel değişimleri takip etmesi.
Yaklaşık maliyetin gizliliği teklif zarflarının açılarak teklif fiyatlarının açıklanması aşamasına kadar korunmalı.
 
Yaklaşık maliyetlerin hazırlanması
 
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
 
Yüksek
 
İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.
 
Yapım işlerinde imalat kalitesi düşebilir.
 
 
Yaklaşık maliyeti oluşturan kalemlerin doğru tespit edilmesi.
 
İhale dokümanının hazırlanması
 
 
 
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
 
Yüksek
 
İhaleye itiraz oluşabilir.
 
Mevzuatı iyi takip etmek.
 
Teknik şartname hazırlanması
 
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
Nihal AYDIN
 
Yüksek
 
Teknik şartnamede yer alan hükümlerin eksik yapılması durumunda tereddüde yanlış anlamalara ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine neden olması.
Birimin itibarı zedelenir.
 
Teknik şartnamede yer alacak hükümlerin açık, net ve kapsamlı olması gerekir.
Gerçekleştirilen ihalelerde, sözleşme imzalanma tarihinden itibaren Sosyal Güvenlik Kurumuna karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
Yüksek İdari para cezası
İtibar kaybı
Mevzuat takibinin titizlikle yapılması.
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması.
Maaş ödemelerinin zamanında yapılması Mustafa ÇOLAKER
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
Yüksek Birimin itibarı zedelenir.
Hak kaybına neden olur.
·          
Sigortalı işe giriş bildirgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi Mustafa ÇOLAKER
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
Yüksek İdari para cezası
İtibar kaybı
Mevzuat takibinin titizlikle yapılması
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
Asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi Mustafa ÇOLAKER
Yeliz AKYALI
Engin ERDOĞAN
Yüksek İdari para cezası
İtibar kaybı
Mevzuat takibinin titizlikle yapılması
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
Süreli yazıların zamanında hazırlanması, ilgili yerlere gönderilmesi Tüm personel Orta İtibar kaybı
İdare ve personele olan güvenin kaybolması
Görevin aksaması
Takip çizelgesi oluşturulması
Görevden ayrılan personelin durumu Tüm personel Orta Görevin aksaması Görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik yöntemleri belirlemek (örneğin, görevinden ayrılan personel yürütülmekte olan işlerin listesini, süreli işlerin listesini vermek) tüm personelin görev tanımlarını açık ve anlaşılır bir şekilde yapmak.
Harcama talimatı verilmesi Ümmühan ÖZGÜL Yüksek Harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun gerçekleşmemesi
Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması
Ödenek üstü harcama
Kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuatı sürekli takip etmek
Ödenek kontrolü yapmak
 
Gerçekleştirme görevlisi işlemleri
 
Mustafa ÇOLAKER
Hilal AYHAN
 
Yüksek
 
Ödeme emri ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususlar ile daha önceki işlemlerin (süreç kontrolü) kontrolünü de kapsayacak şekilde mali kontrol yapılmaması
Ödenek üstü harcama
 
 
Hakediş raporlarına ilişkin yapılan ödemeleri aylar itibarıyla takip etmek üzere kontrol çizelgeleri oluşturmak
Ödenek kontrolü yapmak
 
Kısmi Zamanlı, Staj Yapan öğrenciler ile usta çalıştırıcıların işlemleri
 
Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
 
Yüksek
 
Birimin itibarı zedelenir.
Hak kaybına neden olur.
Mağduriyete yol açar.
 
 
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
Kiralama işlemlerinin takibi (kira bedelleri, elektrik-su ödemelerinin takibi) Mustafa ÇOLAKER
Merva YÜKSEL
Fatma ŞAHİN
Yüksek Hizmet alamama
Mağduriyete yol açar.
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
 
Öğrenci ve personele sağlanan yemek hizmetinin temizlik ve hilyen kurallarına uygun olarak hazırlanması, servis edilmesi, hazırlığının yapıldığı mutfak, yemekhanelerin temizliğinin ve düzeninin sağlanması.
 
Mustafa ÇOLAKER
Nihal AYDIN
 
Yüksek
 
Birimin itibarı zedelenir.
Hak kaybına neden olur.
Sağlık problemlerine yol açar.
 Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.
Haşerelere karşı ilaçlamaların düzenli yaptırılması.
Atık ve çöplerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve atılmasının sağlanması.
 
 
Her yıl düzenli olarak gerçekleştirilen spor, kültür, sanat etkinliklerinde organizasyon komitesini oluşturmak, olurlarını almak, etkinlik programlarını düzenlemek, görevli öğrenci ve personeli belirlemek, araç tahsisi sağlamak, kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin ilgili birimlerle irtibata geçmek.
 
 
 
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Hilal AYHAN
Emine GÜNGÖR
Hakan AYHAN
Varol SEVGİLİ
 
Orta
 İtibar kaybı
Mağduriyete yol açar.
Görevin aksaması
İdare ve personele olan güvenin kaybolması
 
Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.
Yapılan toplantılarla sürecin takibinin kontrol edilmesi
 
Konferans salonu, amfi açık ve kapalı alanlarda yapılan tüm etkinliklerde gerekli düzenin program öncesinde/sonrasında alınması, ses sitemi, teknik malzemenin kontrol edilmesi, kullanılabilirliğinin denetlenmesi.
 
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA
Hilal AYHAN
Fatih KABADAYI
Emre ÖZKAN
Sinan BÜYÜKTAŞ
Gökhan AYDIN
Serdar AYDIN
 
Orta
 
İtibar kaybı
Mağduriyete yol açar.
Görevin aksaması
İdare ve personele olan güvenin kaybolması
 
Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.
Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.
Birimin web sitesinin güncellenmesi  Fatma ŞAHİN
Varol SEVGİLİ
Orta ·         İtibar kaybı Faaliyetlere ilişkin sonuçların günlük, haftalık ve aylık takip edilmesi
 HAZIRLAYAN  
 
Hilal AYHAN
Şube Müdürü
 ONAYLAYAN 
 
Ümmühan ÖZGÜL
Daire Başkanı