Etkinlik Başvuru Süreci İşlemleri

Etkinlik Başvuru Süreci

1- Etkinlik planı ne zaman oluşturulmalıdır ve ne zaman başvuru yapılmalıdır?
Topluluk Yönetim Kurulu tarafından planlanan etkinlik başvurusu; etkinlik tarihinden en az 15 (onbeş) gün önce, yurt dışı gezi etkinliklerinde ise 45 (kırkbeş) gün önce, Akademik Danışman tarafından Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine yapılmalıdır.

2- Etkinlik başvurularında dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

* Her etkinlik talebi başvuruları Etkinlik Talep Dilekçesi (EK-10) ve Etkinlik Talep Formu (EK-1) ile birlikte yapılmalıdır.
* Eğer etkinliğinizde araç tahsis talebiniz var ise aşağıdaki formlar başvurunuza eklenmelidir.
Araç Tahsis ve Talep Formu (EK-2)
Gezi Planı Formu (EK-3)
Faaliyet Katılım ve Öğrenci Listesi (EK-4)
*  Öğrenci toplulukları tarafından düzenlenmesi planlanan tiyatro, şiir dinletisi, film gösterimi, dergi çıkarılması vb. metne dayalı etkinlik taleplerinde: etkinlik içeriklerinin topluluk akademik danışmanının veya topluluk başkanının bağlı bulunduğu birim (fakülte, meslek yüksekokulu, yüksekokul vb.) tarafından incelenerek etkinlik başvuru evraklarına, etkinliğin düzenlenmesinde sakınca olup olmadığı hususunda görüşün eklenmesi ve metinlerin başvuru ekinde yer alması gerekmektedir.
* Eğer etkinliğinizde Üniversitemizde görevli akademik ve idari personel dışında bir konuşmacı veya etkinlikte diğer görevlerde yer alacak kişi/kişiler olması durumunda bu kişilerin özgeçmişleri başvurunuza eklenmelidir.

3- Başvuru yaptıktan sonra planladığımız etkinlik için harekete geçebilir miyiz?

Etkinlik için sadece başvuru yapmak yeterli değildir. Başvurunun Etkinlik Koordinasyon Kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması gerekir. Karar olumlu olursa etkinlik faaliyetine başlanabilir.

4- Etkinlik için kullanacağımız duyuru afişlerini nasıl hazırlayabiliriz?

Etkinlikte kullanılacak afişler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının Topluluklar sekmesinde bulunan örnek şablon kullanılarak tasarlanır ve etkinlik başvuru formuna eklenir. Onaylanan afişler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından mühürlenip imzalandıktan sonra çoğaltılır ve İlgili Birimlerce uygun görülen yerlerde ilan edilir.

5- Etkinliklerde Topluluklara Maddi Destek Veriliyor mu?

Üniversitemiz bütçe imkanları doğrultusunda lojistik, konaklama ve iaşe giderleri desteklenmektedir.

6- Etkinlik için sponsor desteği alabilir miyiz?

Topluluklar tüzüklerinde belirtilen amaçlara uygun olmayan, herhangi bir kişinin, bir grubun yararına ve/veya maddi çıkar sağlayacak faaliyet düzenleyemez. İdareden önceden izin alınmak ve yasal düzenlemelere aykırı olmamak kaydıyla yapacakları etkinliklerde Üniversite dışında yer alan kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, özel sektör işletmelerinden destek alabilirler.