A-Topluluğun Kuruluşu İçin Gerekli Belgeler (Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi 5. Madde'ye göre hazırlanmalıdır.)
a)En az 30 kurucu üyenin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgileri ile önerilen danışmanın adı soyadını içeren dilekçeleri
(Ek-1 ) ile disiplin durumlarını gösterir öğrenci belgelerini,
b)Tüzük ve topluluk logosunu,
c)Danışmanın, danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı dilekçesini,
(Ek-2)
ç)Bir yıllık Etkinlik Plan Tablosunu (taslak olarak)
(Ek-8), içeren belgeler ile Daire Başkanlığına başvurur.
İlgili belgeler Daire Başkanlığınca incelendikten sonra uygun görüldüğü takdirde Rektörlük Makamı Onayı ile kurulur.
B- Topluluk Tüzüğü (Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi 7. Maddeye göre hazırlanmalıdır.)
Tüzükte Olması Gerekenler
1) Topluluğun adı, adresi, logosu.
2) Topluluğun amacı ve bu amaca yönelik gerçekleştirilecek faaliyetlerin kapsamı, çalışma şekli.
3) Kurucu Üyelerin adı- soyadı, ikametgah adresleri ile üniversitede kayıtlı oldukları programlar ve öğrenci numaraları.
4) Topluluğa üye olma, üyelikten çıkma ve çıkarılma koşulları.
5) Topluluk Genel Kurulu, Topluluk Yönetim Kurulu ve Topluluk Denetleme Kurulunun Yönergeye aykırı olmamak üzere görev ve yetkileri.
6) Tüzüğün ne şekilde değişeceği.
C- Topluluğun Kuruluşundan Sonra Yapılacak İşlemler
Topluluk kurulmasının uygun görüldüğünün, topluluk adresine bildirilmesinden itibaren
45 (kırkbeş) gün içerisinde;
a) İlk Genel Kurul toplantısını yaparak zorunlu organlarını (Yönetim Kurulu başkan ve üyeleri, Denetim Kurulu başkan ve üyeleri) oluşturur, buna ilişkin Topluluk Genel Kurul Tutanağı ve eki Üye İmza Listesi
(Ek-3) ile birlikte,
b) İlk Yönetim Kurulu toplantısını yaparak taslak olarak sunulan etkinlik planının onaylanıp alınması gerekli diğer kararlarında görüşülüp karar verildiği Topluluk Yönetim Kurulu Tutanağını
(Ek-4) ve Etkinlik Planı Tablosunu
(Ek-8),
c)İlk Topluluk Denetleme Kurulu Tutanağını
(Ek-5),
ç)Topluluk Üye Kayıt Listesini
(Ek-6), Daire Başkanlığına ibraz etmeleri halinde topluluk aktifleşecek ve faaliyetlerine başlayabilecektir.
Süresi içerisinde zorunlu organlarını oluşturmayan topluluk aktif olamayacağından faaliyette bulunamaz ve başvuru sahiplerince 1 yıl süre ile yeni bir topluluğun kurulması talep edilemez.
Ç- Üyelik İşlemleri
Topluluklara üye olmak isteyen öğrenciler, Topluluk Yönetim Kuruluna dilekçe ile başvurur, üyeliği Yönetim Kurulunca uygun görülenler, Topluluk Üyelik Formu
(Ek-7) düzenlenerek üye kayıt defterine kaydedilir ve üyelik formu, topluluk dosyasında muhafaza edilir.
D-
Eğitim-Öğretim Dönemi Başında İstenilen Dokümanlar
1) Mevcut topluluklar, eğitim-öğretim döneminin başlamasından itibaren 2 ay içerisinde düzenleyecekleri, Topluluk Yönetim Kurulu başkan ve üyeleri ile Topluluk Denetleme Kurulu başkan ve üyelerinin belirlendiği ilk Topluluk Genel Kurul toplantısını yapmak ve Topluluk Genel Kurul Tutanağı ve eki Üye İmza listesini
(Ek-3), Topluluk Yönetim Kurulu Tutanağı ve Topluluk Denetleme Kurulu Tutanağını
(Ek-4, Ek-5) (kurul üyelerinin disiplin durumlarını gösterir öğrenci belgeleri ile beraber), yeni üye olanlarında yer aldığı güncel Topluluk Üye Kayıt Listesini
(Ek-6), gelecek döneme ait Etkinlik Planı Tablosunu
(Ek-8) ve bir önceki eğitim-öğretim dönemine ait Etkinlik Değerlendirme Raporunu/Raporlarını (her etkinlik için ayrı düzenlenen)
(Ek-9), bir dosya haline getirerek Daire Başkanlığına teslim etmelidir.
Aksi halde topluluk faaliyetleri bir eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır.
2) Faaliyetleri askıya alınan bir topluluk faal bir topluluk ile işbirliğinde bulunamaz.
3) Üst üste 2 dönem söz konusu belgeleri sunmayan topluluklar uyarıya gerek kalmaksızın kapatılır.
4) Topluluklar eğitim-öğretim dönemi içerisinde en az 1 faaliyet yapmak zorundadırlar. Aksi takdirde topluluk faaliyetleri bir sonraki eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır. Takip eden eğitim-öğretim döneminde de faaliyet yapmadıkları tespit edildiği takdirde uyarıya gerek kalmaksızın kapatılır.
E- Birim/ Topluluk Etkinlik Taleplerinin Yapılması
Etkinlik talepleri Üniversitemiz Etkinlik Yönergesi ekinde yer alan formlara istinaden yapılmaktadır.
1) Birim ile öğrenci toplulukları tarafından yapılması planlanan etkinlikler ekte sunulan talep formları (gezi etkinlikleri için
Ek-2, Ek-3 ve Ek-4, diğer etkinlikler için
Ek-1) düzenlenerek ve/veya muhteviyatını formdaki bilgilerin karşılamadığı etkinlikler için detaylı açıklamaların yer aldığı bir yazıyla, Etkinlik Koordinasyon Kurulunda değerlendirilmek üzere Daire Başkanlığına sunulur.
E-posta, kısa mesaj, telefon…v.b. yolu ile yapılan başvurular değerlendirmeye alınmaz.
2) Etkinlik talepleri etkinlik tarihinden en az 20 (yirmi) gün yurt dışı gezi etkinliklerinde ise 45 (kırkbeş) gün önce Etkinlik Koordinasyon Kurulunda değerlendirilmek üzere Daire Başkanlığına sunulur.
3) Etkinlik bitiş tarihinden itibaren en geç 15 (onbeş) gün içerisinde etkinlik sorumlusu koordinesinde ilgili birim/topluluk tarafından “Etkinlik Değerlendirme Raporu”
(Ek-5) hazırlanır ve Etkinlik Koordinasyon Kuruluna sunulmak üzere Daire Başkanlığına iletilir.
Not: İlgili Formlara Ulaşmak İçin Aşağıdaki Linklere Tıklayınız.
