(Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi 5. madde'ye göre hazırlanmalıdır.)
1) En az 30 kurucu üyenin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgileri ile önerilen danışmanın adı soyadını içeren dilekçeleri (Ek-1 ) ile disiplin durumlarını gösterir öğrenci belgelerini,
2) Tüzük ve topluluk logosunu,
3) Danışmanın, danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı dilekçesini, (Ek-2)
4) Bir yıllık Etkinlik Plan Tablosunu (taslak olarak) (Ek-8), içeren belgeler ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine başvurur.
İlgili belgeler Daire Başkanlığınca incelendikten sonra uygun görüldüğü takdirde Rektörlük Makamı Onayı ile kurulur.
B- Topluluk Tüzüğü
(Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi 7. Maddeye göre hazırlanmalıdır.) Tüzükte Olması Gerekenler
1) Topluluğun adı, adresi, logosu.
2) Topluluğun amacı ve bu amaca yönelik gerçekleştirilecek faaliyetlerin kapsamı, çalışma şekli.
3) Kurucu üyelerin adı- soyadı, ikametgah adresleri ile Üniversitede kayıtlı oldukları programlar ve öğrenci numaraları.
4) Topluluğa üye olma, üyelikten çıkma ve çıkarılma koşulları.
5) Topluluk Genel Kurulu, Topluluk Yönetim Kurulu ve Topluluk Denetleme Kurulunun Yönergeye aykırı olmamak üzere görev ve yetkileri.
6) Tüzüğün ne şekilde değişeceği.
C- Topluluğun Kuruluşundan Sonra Yapılacak İşlemler
Topluluk kurulmasının uygun görüldüğünün, topluluk adresine bildirilmesinden itibaren 45 (kırk beş) gün içerisinde;
1) İlk Genel Kurul toplantısını yaparak zorunlu organlarını (Yönetim Kurulu başkan ve üyeleri, Denetim Kurulu başkan ve üyeleri) oluşturur, buna ilişkin Topluluk Genel Kurul Tutanağı ve eki Üye İmza Listesi (Ek-3) ile birlikte,
2) İlk Yönetim Kurulu toplantısını yaparak taslak olarak sunulan etkinlik planının onaylanıp alınması gerekli diğer kararlarında görüşülüp karar verildiği Topluluk Yönetim Kurulu Tutanağını (Ek-4) ve Etkinlik Planı Tablosunu (Ek-8),
3) İlk Topluluk Denetleme Kurulu Tutanağını (Ek-5),
4) Topluluk Üye Kayıt Listesini (Ek-6), Topluluk Bilgi Sistemine (TBS) yüklemeleri ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine iletmeleri halinde topluluk aktifleşecek ve faaliyetlerine başlayabilecektir.
Süresi içerisinde zorunlu organlarını oluşturmayan topluluk aktif olamayacağından faaliyette bulunamaz ve başvuru sahiplerince 1 yıl süre ile yeni bir topluluğun kurulması talep edilemez.
Ç- Üyelik İşlemleri 1) Üniversitede halen öğrenimine devam eden herkes topluluğa üye olabilir. 2) Bir kişi birden fazla topluluğa üye olabilir ancak aynı anda birden fazla topluluğun Topluluk Yönetim Kurulu ve/veya Topluluk Denetleme Kurulunda görev alamaz. 3) Topluluğa üye olmak isteyen kurucu üyeler dışındaki öğrenciler, Topluluk Bilgi Sistemi (TBS) üzerinden başvuru yaparak Danışmanın onaylaması ile birlikte topluluğa üye olabilir. 4) Üniversite akademik ve idari personeli topluluk yönetim kurulu kararı ile fahri üye olabilir. Topluluğa kabul edilen fahri üyeler TBS’ye girilmek üzere topluluk akademik danışmanına bildirilir. 5)Fahri üyeler topluluk organlarında görev alamaz ve oy kullanamaz; ancak topluluk etkinliklerinde görev alabilir.
D- Eğitim-Öğretim Dönemi Başında İstenilen Dokümanlar
1) Mevcut topluluklar, eğitim-öğretim döneminin başlamasından itibaren 2 ay içerisinde düzenleyecekleri, Topluluk Yönetim Kurulu başkan ve üyeleri ile Topluluk Denetleme Kurulu başkan ve üyelerinin belirlendiği ilk Topluluk Genel Kurul toplantısını yapmak ve Topluluk Genel Kurul Tutanağı ve eki Üye İmza listesini (Ek-3), Topluluk Yönetim Kurulu Tutanağı ve Topluluk Denetleme Kurulu Tutanağını (Ek-4, Ek-5) (kurul üyelerinin disiplin durumlarını gösterir öğrenci belgeleri ile beraber), yeni üye olanlarında yer aldığı güncel Topluluk Üye Kayıt Listesini (Ek-6), gelecek döneme ait Etkinlik Planı Tablosunu (Ek-8) ve bir önceki eğitim-öğretim dönemine ait Etkinlik Değerlendirme Raporunu/Raporlarını (her etkinlik için ayrı düzenlenen) (Ek-9), bir dosya haline getirerek Topluluk Bilgi Sistemine (TBS) yüklemeli ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Toplulukları Birimine iletmelidir. Aksi halde topluluk faaliyetleri bir eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır.
2) Faaliyetleri askıya alınan bir topluluk faal bir topluluk ile işbirliğinde bulunamaz.
3) Üst üste 2 dönem söz konusu belgeleri sunmayan topluluklar uyarıya gerek kalmaksızın kapatılır.
4) Topluluklar eğitim-öğretim dönemi içerisinde en az 1 faaliyet yapmak zorundadırlar. Aksi takdirde topluluk faaliyetleri bir sonraki eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır. Takip eden eğitim-öğretim döneminde de faaliyet yapmadıkları tespit edildiği takdirde uyarıya gerek kalmaksızın kapatılır.
E- Birim/ Topluluk Etkinlik Taleplerinin Yapılması
Etkinlik talepleri Üniversitemiz Etkinlik Yönergesi ekinde yer alan formlara ile yapılmaktadır.
1) Birim ile öğrenci toplulukları tarafından yapılması planlanan etkinlik talepleri aşağıda yer alan formlar ile birlikte, Etkinlik Koordinasyon Kurulunda değerlendirilmek üzere Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine sunulur.
E-posta, kısa mesaj, telefon…v.b. yolu ile yapılan başvurular değerlendirmeye alınmaz.
* Her etkinlik talebi başvuruları Etkinlik Talep Dilekçesi (EK-10) ve Etkinlik Talep Formu (EK-1) ile birlikte yapılmalıdır. * Eğer etkinliğinizde araç tahsis talebiniz var ise aşağıdaki formlar başvurunuza eklenmelidir. Araç Tahsis ve Talep Formu (EK-2) Gezi Planı Formu (EK-3) Faaliyet Katılım ve Öğrenci Listesi (EK-4) * Öğrenci toplulukları tarafından düzenlenmesi planlanan tiyatro, şiir dinletisi, film gösterimi, dergi çıkarılması vb. metne dayalı etkinlik taleplerinde: etkinlik içeriklerinin topluluk akademik danışmanının veya topluluk başkanının bağlı bulunduğu birim (fakülte, meslek yüksekokulu, yüksekokul vb.) tarafından incelenerek etkinlik başvuru evraklarına, etkinliğin düzenlenmesinde sakınca olup olmadığı hususunda görüşün eklenmesi ve metinlerin başvuru ekinde yer alması gerekmektedir. * Eğer etkinliğinizde Üniversitemizde görevli akademik ve idari personel dışında bir konuşmacı veya etkinlikte diğer görevlerde yer alacak kişi/kişiler olması durumunda bu kişilerin özgeçmişleri başvurunuza mutlaka eklenmelidir.
2) Etkinlik talepleri; etkinlik tarihinden en az 15 (onbeş) gün, yurt dışı gezi etkinliklerinde ise 45 (kırkbeş) gün önce, Etkinlik Koordinasyon Kurulunda değerlendirilmek üzere Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine sunulur.
3) Etkinlik bitiş tarihinden itibaren en geç 15 (onbeş) gün içerisinde etkinlik sorumlusu koordinesinde ilgili birim/topluluk tarafından “Etkinlik Değerlendirme Raporu” (Ek-5) hazırlanır ve Etkinlik Koordinasyon Kuruluna sunulmak üzere Daire Başkanlığına iletilir. Etkinlik Değerlendirme Raporunu iletmeyen birim/topluluk yeni bir etkinlik talebinde bulunulamaz.
4) Ayrıca Giresun Üniversitesi Etkinlik Yönergesi yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi halinde 1 (bir) akademik yıl içinde yeni bir etkinlik talebinde bulunulamaz.
Not:İlgili Formlara Ulaşmak İçin Aşağıdaki Linklere Tıklayınız.
