| SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI HASSAS GÖREVLER LİSTESİ |
||||
| Hassas Görevler | Hassas Görevi Olan Personel | Risk Düzeyi | Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu | Alınması Gereken Önlemler |
| Stratejik planın hazırlanması | Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU |
Yüksek | ·Hem kurumsal gelişim hem de belirlenen vizyon çerçevesinde kaliteli hizmet sunamamak aynı amaç için çalışma sağlanamaz. | ·Stratejik plan hazırlama sürecine tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak. ·Süreci başlatmadan önce bu iş için çalışanları bilgilendirmek. ·Geçmişe ilişkin mali bilgileri derlemek gelecekle ilgili bütçe nakit akışı tahminlerini gerçekleştirmek. |
| Performans programının hazırlanması | Mustafa ÇOLAKER Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU Fatma ŞAHİN Merva YÜKSEL |
Yüksek | ·Birimin fonksiyonlarınınyerine getirmesini engeller. ·Bütçe hazırlanırken yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirilerek hazırlanamaz. ·Kamu kaynaklarının etkili ekonomik ve verimli kullanımını engeller. |
·Hedef ve göstergeleri doğru ve tam olarak oluşturmak. ·Mevzuatı takip etmek. ·Bütçeyi devamlı kontrol etmek. |
| Faaliyet raporunun hazırlanması | Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU Fatma ŞAHİN Merva YÜKSEL |
Yüksek | ·Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi itibarı zedeler. | ·Tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak |
| Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu gibi belgelerin mevzuatta belirlenen sürede hazırlanmaması |
Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU Fatma ŞAHİN Merva YÜKSEL |
Yüksek | ·Birimin itibarını zedeler. ·Karar alma sürecini olumsuz etkiler. ·Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller ·Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunu yerine getirememe. |
·İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takvimini belirlemek. ·Bilinçlendirme toplantıları düzenlemek. |
| Bütçe hazırlık işlemleri | Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL |
Yüksek | ·Bütçe hazırlık çalışmalarının birimin politika ve önceliklerine göre yürütülmemesi birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller. ·Kaynakların doğru tahsis edilmemesi |
·Bütçenin yasal mevzuata göre hazırlanması için personelin bilinçlendirilmesi. ·Bütçe hazırlık sürecinde tüm şube müdürlerinin katılımını sağlanarak iç haberleşme ve koordinasyonu sağlamak. |
| Bütçe uygulama işlemleri | Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN Yeliz AKYALI |
Yüksek |
·İhtiyaç duyulan kaynağın zamanında temin edilmemesi
·İtibar kaybı |
·Ödenek ihtiyacının zamanında tahsis edilmesi. |
| Ödeneklerin dağılımının doğru planlanması | Ümmühan ÖZGÜL Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde yürütülmesini engeller. ·İtibar kaybı. |
·Sağlık, kültür, spor, beslenme ve diğer hizmetlere ilişkin giderlerin tespiti sağlamak, bu tespitlere göre ödenek dağılımını planlamak |
| Taşınırların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre giriş-çıkış ve devir işlemlerinin yapılması ile bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi, malzeme ihtiyaç planlamasının yapılması taşınırların niteliklerine uygun ve eksiksiz olarak teslim alınması | Ümmühan ÖZGÜL Engin SARIMAHMUTOĞLU Yeliz AKYALI Davut BATUR |
Yüksek | ·Kamu zararı oluşması. ·Türk Ceza Kanununa göre sorumluluk ·Doğru bir envanter yapılmaması |
·Personelin gerekli eğitimi almasını sağlamak, taşınır işlemlerine ilişkin sürecin takip edilmesi. ·Fiili envanterin muhasebe kayıtları ile uygunluğunun denetimi |
| Avans talebi | Mustafa ÇOLAKER Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·Kamu zararı. ·Mali yaptırım. |
·Avansın mahsup sürecinin takip edilmesi.
·Avans kapatılmasına ilişkin belgelerin zamanında teslimi için avans alan kişilerin uyarılması. |
| 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ihaleleri, yapım işleri ihaleleri, doğrudan teminler | Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller. ·İhaleye fesat karıştırmayla suçlama. ·İdare ve personelin güveninin kaybolması. ·Birimin itibarını zadeler. ·İdari ve Cezai yaptırımlar. ·Mali sorumluluk. |
·Piyasa fiyat araştırmasını yapmak üzere görevlendirilen kişilerce her türlü piyasa fiyat araştırmasının sağlıklı, gerçekçi ve kanıtlanabilir şekilde yapılması. ·Konu ile ilgili personelin eğitim alması, güncel değişimleri takip etmesi. ·Yaklaşık maliyetin gizliliği teklif zarflarının açılarak teklif fiyatlarının açıklanması aşamasına kadar korunmalı. |
| Yaklaşık maliyetlerin hazırlanması |
Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek
|
·İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller. ·Yapım işlerinde imalat kalitesi düşebilir. |
·Yaklaşık maliyeti oluşturan kalemlerin doğru tespit edilmesi.
|
| İhale dokümanının hazırlanması |
Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek
|
·İhaleye itiraz oluşabilir. |
·Mevzuatı iyi takip etmek.
|
|
Teknik şartname hazırlanması
|
Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN Nihal AYDIN |
Yüksek
|
.Teknik şartnamede yer alan hükümlerin eksik yapılması durumunda tereddüde yanlış anlamalara ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine neden olması.
·Birimin itibarı zedelenir. |
·Teknik şartnamede yer alacak hükümlerin açık, net ve kapsamlı olması gerekir.
|
| Gerçekleştirilen ihalelerde, sözleşme imzalanma tarihinden itibaren Sosyal Güvenlik Kurumuna karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi | Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek | ·İdari para cezası ·İtibar kaybı |
·Mevzuat takibinin titizlikle yapılması. .Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması. |
| Maaş ödemelerinin zamanında yapılması | Mustafa ÇOLAKER Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·Birimin itibarı zedelenir. ·Hak kaybına neden olur. |
· |
| Sigortalı işe giriş bildirgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi | Mustafa ÇOLAKER Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·İdari para cezası ·İtibar kaybı |
·Mevzuat takibinin titizlikle yapılması ·Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması |
| Asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi | Mustafa ÇOLAKER Yeliz AKYALI |
Yüksek | ·İdari para cezası ·İtibar kaybı |
·Mevzuat takibinin titizlikle yapılması ·Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması |
| Süreli yazıların zamanında hazırlanması, ilgili yerlere gönderilmesi | Tüm personel | Orta | ·İtibar kaybı ·İdare ve personele olan güvenin kaybolması ·Görevin aksaması |
·Takip çizelgesi oluşturulması |
| Görevden ayrılan personelin durumu | Tüm personel | Orta | ·Görevin aksaması | ·Görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik yöntemleri belirlemek (örneğin, görevinden ayrılan personel yürütülmekte olan işlerin listesini, süreli işlerin listesini vermek) tüm personelin görev tanımlarını açık ve anlaşılır bir şekilde yapmak. |
| Harcama talimatı verilmesi | Ümmühan ÖZGÜL | Yüksek | ·Harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun gerçekleşmemesi ·Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması ·Ödenek üstü harcama |
·Kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuatı sürekli takip etmek ·Ödenek kontrolü yapmak |
| Gerçekleştirme görevlisi işlemleri | Mustafa ÇOLAKER Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU |
Yüksek
|
·Ödeme emri ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususlar ile daha önceki işlemlerin (süreç kontrolü) kontrolünü de kapsayacak şekilde mali kontrol yapılmaması
·Ödenek üstü harcama |
·Hakediş raporlarına ilişkin yapılan ödemeleri aylar itibarıyla takip etmek üzere kontrol çizelgeleri oluşturmak
·Ödenek kontrolü yapmak |
|
Kısmi Zamanlı, Staj Yapan öğrencilerin işlemleri
|
Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek
|
·Birimin itibarı zedelenir.
·Hak kaybına neden olur. ·Mağduriyete yol açar. |
·Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması
|
| Usta çalıştırıcıların ve yemek bursundan faydalanan öğrencilerin iş ve işlemleri | Engin SARIMAHMUTOĞLU Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek | ·Birimin itibarı zedelenir. ·Hak kaybına neden olur. ·Mağduriyete yol açar. |
·Konu ile ilgili sürecin takibinin Titizlikle yapılması |
| Kiralama işlemlerinin takibi (kira bedelleri, elektrik-su ödemelerinin takibi) | Mustafa ÇOLAKER Merva YÜKSEL Fatma ŞAHİN |
Yüksek | ·Hizmet alamama ·Mağduriyete yol açar. |
·Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması |
| Öğrenci ve personele sağlanan yemek hizmetinin temizlik ve hilyen kurallarına uygun olarak hazırlanması, servis edilmesi, hazırlığının yapıldığı mutfak, yemekhanelerin temizliğinin ve düzeninin sağlanması. | Engin SARIMAHMUTOĞLU Nihal AYDIN |
Yüksek | ·Birimin itibarı zedelenir. ·Hak kaybına neden olur. ·Sağlık problemlerine yol açar. |
·Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması. .Haşerelere karşı ilaçlamaların düzenli yaptırılması. .Atık ve çöplerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve atılmasının sağlanması. |
| Her yıl düzenli olarak gerçekleştirilen spor, kültür, sanat etkinliklerinde organizasyon komitesini oluşturmak, olurlarını almak, etkinlik programlarını düzenlemek, görevli öğrenci ve personeli belirlemek, araç tahsisi sağlamak, kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin ilgili birimlerle irtibata geçmek. | Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA Engin SARIMAHMUTOĞLU Hakan AYHAN Varol SEVGİLİ |
Orta | ·İtibar kaybı ·Mağduriyete yol açar. ·Görevin aksaması ·İdare ve personele olan güvenin kaybolması |
·Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması. ·Yapılan toplantılarla sürecin takibinin kontrol edilmesi |
|
Konferans salonu, amfi açık ve kapalı alanlarda yapılan tüm etkinliklerde gerekli düzenin program öncesinde/sonrasında alınması, ses sitemi, teknik malzemenin kontrol edilmesi, kullanılabilirliğinin denetlenmesi.
|
Öğr.Üye.Şevki KOLUKISA Hilal AYHAN Engin SARIMAHMUTOĞLU Davut BATUR Fatih KABADAYI Emre ÖZKAN Sinan BÜYÜKTAŞ Gökhan AYDIN Serdar AYDIN |
Orta
|
·İtibar kaybı
·Mağduriyete yol açar. ·Görevin aksaması ·İdare ve personele olan güvenin kaybolması |
·Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.
·Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması. |
| Birimin web sitesinin güncellenmesi | Engin SARIMAHMUTOĞLU Fatma ŞAHİN Varol SEVGİLİ |
Orta | .İtibar kaybı | ·Faaliyetlere ilişkin sonuçların günlük, haftalık ve aylık takip edilmesi |
| HAZIRLAYAN Hilal AYHAN Şube Müdürü |
ONAYLAYAN Ümmühan ÖZGÜL Daire Başkanı |
|||
