HASSAS GÖREVLER

T.C.

GİRESUN ÜNİVERSİTESİ

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

HASSAS GÖREVLER TESPİT FORMU

 

 

HASSAS GÖREV                :

 

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

 

BİRİMDE BELİRLENEN HASSAS GÖREVLER:

 

·         Birimimiz personelinin maaş ve kesenek işlemlerinin yapılması

·         2886 ve 4734 sayılı Kanunlar gereği yapılan ihale işlemleri ve ihale sonuçlarının ilgili kurumlara bildirilmesi.

·         Kısmi Zamanlı, Staj Yapan Öğrenciler ile Usta Çalıştırıcıların İşlemleri (Sigorta ve Maaş İşlemleri)

·         Birimimizle ilgili her türlü ödeme işlemleri (İstihkak, Doğrudan Temin ve Yolluk vb.)

·         Kiralama İşlerinin Takibi (Kira Bedellerinin, Elektrik-Su Bedellerinin Ödemelerinin Takip Edilmesi)

·         Mutemetlik İş ve İşlemleri

·         Üniversitemiz öğrenci ve personeline kaliteli yemek çıkarılmasının sağlanması

·         Kantin, yemekhane ..vb işletmelerde verilen hizmetler sonrası temizlik ve hijyen sağlanması.

-Haşere, böcek.. vb. karşı ilaçlama yapılması.

-Atık ve çöplerin uygun şekilde muhafazasının ve atılmasının sağlanması

·         Depo, yemekhane ve mutfaklardaki yemek ve gıda ürünlerinin kontrolü.

·         Eğitim-öğretim yılı içerisinde düzenlenen Üniversite içi ve Üniversitelerarası spor müsabakaları, salon-saha, malzeme desteği.

·         Her yıl düzenli olarak gerçekleştirilen  kültür, sanat şenliklerinde organizasyon komitesini oluşturmak, Makam olurunu almak, etkinlik programlarını hazırlamak, anılan programlarda görevli öğrenci ve personeli belirlemek, araç tahsisi sağlamak, etkinlikler sırasında görevlendirilecek sağlık personeli ile ilgili yazışmaları yapmak, gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasına ilişkin kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak.

 

 

 

                          ONAY

 

 

                 Rabia HAFIZOĞLU

                      Daire Başkanı

 

 

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

Hassas Görevler

Hassas Görevi Olan Personel

Risk Düzeyi

Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu

Alınması Gereken Önlemler

 

 

 

 

Stratejik planın hazırlanması

Rabia HAFIZOĞLU

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

 

 

 

 

Yüksek

 

 

·         Hem kurumsal gelişim hem de belirlenen vizyon çerçevesinde kaliteli hizmet sunamamak aynı amaç için çalışma sağlanamaz.

·         Stratejik plan hazırlama sürecine tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak.

·         Süreci başlatmadan önce bu iş için çalışanları bilgilendirmek.

·         Geçmişe ilişkin mali bilgileri derlemek gelecekle ilgili bütçe nakit akışı tahminlerini gerçekleştirmek.

 

 

 

 

 

Performans programının hazırlanması

 

 

 

Doç.Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

 

 

 

 

 

Yüksek

 

·         Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         Bütçe hazırlanırken yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirilerek hazırlanamaz.

·         Kamu kaynaklarının etkili ekonomik ve verimli kullanımını engeller.

 

 

 

·         Hedef ve göstergeleri doğru ve tam olarak oluşturmak.

·         Mevzuatı takip etmek.

·         Bütçeyi devamlı kontrol etmek.

 

 

 

Faaliyet raporunun hazırlanması

Rabia HAFIZOĞLU

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

 

 

 

Yüksek

 

 

·         Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi itibarı zedeler.

 

 

 

·         Tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak

 

 

Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu gibi belgelerin mevzuatta belirlenen sürede hazırlanmaması

 

Rabia HAFIZOĞLU

Doç.Dr.Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

 

 

 

 

Yüksek

·         Birimin itibarını zedeler.

·         Karar alma sürecini olumsuz etkiler.

·         Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller

·         Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunu yerine getirememe.

 

 

·         İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takvimini belirlemek.

·         Bilinçlendirme toplantıları düzenlemek.

 

 

 

Bütçe hazırlık işlemleri

 

 

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

 

 

 

Yüksek

·         Bütçe hazırlık çalışmalarının birimin politika ve önceliklerine göre yürütülmemesi birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         Kaynakların doğru tahsis edilmemesi

·         Bütçenin yasal mevzuata göre hazırlanması için personelin bilinçlendirilmesi.

·         Bütçe hazırlık sürecinde tüm şube müdürlerinin katılımını sağlanarak iç haberleşme ve koordinasyonu sağlamak.

 

 

Bütçe uygulama işlemleri

 

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         İhtiyaç duyulan kaynağın zamanında temin edilmemesi

·         İtibar kaybı

 

 

·         Ödenek ihtiyacının zamanında tahsis edilmesi.

 

 

Ödeneklerin dağılımının doğru planlanması

 

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Yeliz AKYALI

 

 

Yüksek

·         Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde yürütülmesini engeller.

·         İtibar kaybı.

·         Sağlık, kültür, spor, beslenme ve diğer hizmetlere ilişkin giderlerin tespiti sağlamak, bu tespitlere göre ödenek dağılımını planlamak

Taşınırların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre giriş-çıkış ve devir işlemlerinin yapılması ile bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi, malzeme ihtiyaç planlamasının yapılması taşınırların niteliklerine uygun ve eksiksiz olarak teslim alınması

 

 

Rabia HAFIZOĞLU

Ahmet SAKA

Yeliz AKYALI

Davut BATUR

 

 

 

 

Yüksek

 

 

·         Kamu zararı oluşması.

·         Türk Ceza Kanununa göre sorumluluk

·         Doğru bir envanter yapılmaması

 

 

·         Personelin gerekli eğitimi almasını sağlamak, taşınır işlemlerine ilişkin sürecin takip edilmesi.

·         Fiili envanterin muhasebe kayıtları ile uygunluğunun denetimi

Avans talebi

 

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

Yüksek

 

·         Kamu zararı.

·         Mali yaptırım.

·         Avansın mahsup sürecinin takip edilmesi.·         Avans kapatılmasına ilişkin belgelerin zamanında teslimi için avans alan kişilerin uyarılması.

 

 

 

 

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ihaleleri, yapım işleri ihaleleri, doğrudan teminler

 

 

 

 

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yeliz AKYALI

 

 

 

 

 

 

 

Yüksek

·         İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         İhaleye fesat karıştırmayla suçlama.

·         İdare ve personelin güveninin kaybolması.

·         Birimin itibarını zedeler.

·         İdari ve Cezai yaptırımlar.

·         Mali sorumluluk.

 

·         Piyasa fiyat araştırmasını yapmak üzere görevlendirilen kişilerce her türlü piyasa fiyat araştırmasının sağlıklı, gerçekçi ve kanıtlanabilir şekilde yapılması.

·         Konu ile ilgili personelin eğitim alması, güncel değişimleri takip etmesi.

·         Yaklaşık maliyetin gizliliği, teklif zarflarının açılarak teklif fiyatlarının açıklanması aşamasına kadar korunmalı.

 

 

 

 

Yaklaşık maliyetlerin hazırlanması

 

 

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

 

 

Yüksek

 

 

·         İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

 

·         Yapım işlerinde imalat kalitesi düşebilir.

 

 

 

 

 

·         Yaklaşık maliyeti oluşturan kalemlerin doğru tespit edilmesi.

 

 

İhale dokümanının hazırlanması

 

 

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

 

Yüksek

 

 

·         İhaleye itiraz oluşabilir.

 

 

·         Mevzuatı iyi takip etmek.

 

 

 

Teknik şartname hazırlanması

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Nihal AYDIN

 

  

 

Yüksek

·         Teknik şartnamede yer alan hükümlerin eksik yapılması durumunda tereddüde yanlış anlamalara ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine neden olması.

·         Birimin itibarı zedelenir.

 

 

·         Teknik şartnamede yer alacak hükümlerin açık, net ve kapsamlı olması gerekir.

Gerçekleştirilen ihalelerde, sözleşme imzalanma tarihinden itibaren Sosyal Güvenlik Kurumuna karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

Yüksek

 

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

 

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması.

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması.

Maaş ödemelerinin zamanında yapılması

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

 

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

        

 

Sigortalı işe giriş bildirgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi

 

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

 

 

Yüksek

 

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

 

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi

 

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

 

Yüksek

 

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

 

Süreli yazıların zamanında hazırlanması, ilgili yerlere gönderilmesi

 

 

Tüm personel

 

 

Orta

·         İtibar kaybı

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

·         Görevin aksaması

 

 

·         Takip çizelgesi oluşturulması

 

 

 

Görevden ayrılan personelin durumu

 

 

 

Tüm personel

 

 

 

Orta

 

 

 

·         Görevin aksaması

·         Görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik yöntemleri belirlemek (örneğin, görevinden ayrılan personel yürütülmekte olan işlerin listesini, süreli işlerin listesini vermek) tüm personelin görev tanımlarını açık ve anlaşılır bir şekilde yapmak.

 

 

 

Harcama talimatı verilmesi

 

 

 

Rabia HAFIZOĞLU

 

 

 

Yüksek

·         Harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun gerçekleşmemesi

·         Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması

·         Ödenek üstü harcama

 

 

·         Kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuatı sürekli takip etmek

·         Ödenek kontrolü yapmak

 

 

 

 

Gerçekleştirme görevlisi işlemleri

 

 

 

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

 

 

 

 

Yüksek

·         Ödeme emri ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususlar ile daha önceki işlemlerin (süreç kontrolü) kontrolünü de kapsayacak şekilde mali kontrol yapılmaması

·         Ödenek üstü harcama

 

 

·         Hakediş raporlarına ilişkin yapılan ödemeleri aylar itibarıyla takip etmek üzere kontrol çizelgeleri oluşturmak

·         Ödenek kontrolü yapmak

 

Kısmi Zamanlı, Staj Yapan öğrencilerin işlemleri

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

·         Mağduriyete yol açar.

 

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Usta çalıştırıcıların ve yemek bursundan faydalanan öğrencilerin iş ve işlemleri

 

Perihan İSPİROĞLU

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

·         Mağduriyete yol açar.

 

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin Titizlikle yapılması

 

Kiralama işlemlerinin takibi (kira bedelleri, elektrik-su ödemelerinin takibi)

 

 

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

 

 

Yüksek

·         Hizmet alamama

·        Mağduriyete yol açar.

 

 

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

 

Öğrenci ve personele sağlanan yemek hizmetinin temizlik ve hijyen kurallarına uygun olarak hazırlanması, servis edilmesi, hazırlığının yapıldığı mutfak, yemekhanelerin temizliğinin ve düzeninin sağlanması.

 

 

 

Perihan İSPİROĞLU

Nihal AYDIN

 

 

 

Yüksek

 

 

 

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

 

 

·         Sağlık problemlerine yol açar.

 

·         Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.

·         Haşerelere karşı ilaçlamaların düzenli yaptırılması.

·         Atık ve çöplerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve atılmasının sağlanması.

 

Her yıl düzenli olarak gerçekleştirilen spor, kültür, sanat etkinliklerinde organizasyon komitesini oluşturmak, olurlarını almak, etkinlik programlarını düzenlemek, görevli öğrenci ve personeli belirlemek, araç tahsisi sağlamak, kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin ilgili birimlerle irtibata geçmek.

 

Doç.Dr.Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Yeliz AKYALI

Davut BATUR

     Emine GÜNGÖR

Hayriye ERKAN

Ali HACIKÖYLÜ

Hakan AYHAN

 

 

 

 

 

 

Orta

·        İtibar kaybı

·        Mağduriyete yol açar.

·         Görevin aksaması

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

·         Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.

·         Yapılan toplantılarla sürecin takibinin kontrol edilmesi

 

Konferans salonu, amfi açık ve kapalı alanlarda yapılan tüm etkinliklerde gerekli düzenin program öncesinde/sonrasında alınması, ses sistemi, teknik malzemenin kontrol edilmesi, kullanılabilirliğinin denetlenmesi.

 

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Perihan İSPİROĞLU

Ahmet SAKA

Emine GÜNGÖR

Hayriye ERKAN

Ali HACIKÖYLÜ

Hakan AYHAN

Davut BATUR

Fatih KABADAYI

Emre ÖZKAN

Sinan BÜYÜKTAŞ

Serdar AYDIN

 

 

 

Orta

 

 

·        İtibar kaybı

·        Mağduriyete yol açar.

·         Görevin aksaması

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

 

·         Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.

·         Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.

 

Birimin web sitesinin güncellenmesi

 

Fatma ŞAHİN

Hayriye ERKAN

Orta

 

·         İtibar kaybı

 

·         Faaliyetlere ilişkin sonuçların günlük, haftalık ve aylık takip edilmesi

 

HAZIRLAYAN

 

Ahmet SAKA

Şube Müdürü

 

ONAYLAYAN

 

Rabia HAFIZOĞLU

Daire Başkanı