SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

Hassas Görevler

Hassas Görevi Olan Personel

Risk Düzeyi

Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu

Alınması Gereken Önlemler

Stratejik planın hazırlanması

Rabia HAFIZOĞLU

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Yüksek

·         Hem kurumsal gelişim hem de belirlenen vizyon çerçevesinde kaliteli hizmet sunamamak aynı amaç için çalışma sağlanamaz.

·         Stratejik plan hazırlama sürecine tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak.

·         Süreci başlatmadan önce bu iş için çalışanları bilgilendirmek.

·         Geçmişe ilişkin mali bilgileri derlemek gelecekle ilgili bütçe nakit akışı tahminlerini gerçekleştirmek.

Performans programının hazırlanması

Doç.Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

Yüksek

·         Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         Bütçe hazırlanırken yıllık performans hedefleri ile ilişkilendirilerek hazırlanamaz.

·         Kamu kaynaklarının etkili ekonomik ve verimli kullanımını engeller.

·         Hedef ve göstergeleri doğru ve tam olarak oluşturmak.

·         Mevzuatı takip etmek.

·         Bütçeyi devamlı kontrol etmek.

Faaliyet raporunun hazırlanması

Rabia HAFIZOĞLU

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

Yüksek

·         Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi itibarı zedeler.

·         Tüm Şube Müdürlerinin katılımını sağlamak

Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu gibi belgelerin mevzuatta belirlenen sürede hazırlanmaması

Rabia HAFIZOĞLU

Doç.Dr.Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Fatma ŞAHİN

Merva YÜKSEL

Yüksek

·         Birimin itibarını zedeler.

·         Karar alma sürecini olumsuz etkiler.

·         Birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller

·         Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunu yerine getirememe.

·         İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takvimini belirlemek.

·         Bilinçlendirme toplantıları düzenlemek.

Bütçe hazırlık işlemleri

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Yüksek

·         Bütçe hazırlık çalışmalarının birimin politika ve önceliklerine göre yürütülmemesi birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         Kaynakların doğru tahsis edilmemesi

·         Bütçenin yasal mevzuata göre hazırlanması için personelin bilinçlendirilmesi.

·         Bütçe hazırlık sürecinde tüm şube müdürlerinin katılımını sağlanarak iç haberleşme ve koordinasyonu sağlamak.

Bütçe uygulama işlemleri

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         İhtiyaç duyulan kaynağın zamanında temin edilmemesi

·         İtibar kaybı

·         Ödenek ihtiyacının zamanında tahsis edilmesi.

Ödeneklerin dağılımının doğru planlanması

Rabia HAFIZOĞLU

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde yürütülmesini engeller.

·         İtibar kaybı.

·         Sağlık, kültür, spor, beslenme ve diğer hizmetlere ilişkin giderlerin tespiti sağlamak, bu tespitlere göre ödenek dağılımını planlamak

Taşınırların Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre giriş-çıkış ve devir işlemlerinin yapılması ile bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi, malzeme ihtiyaç planlamasının yapılması taşınırların niteliklerine uygun ve eksiksiz olarak teslim alınması

Rabia HAFIZOĞLU

Ahmet SAKA

Yeliz AKYALI

Davut BATUR

Yüksek

·         Kamu zararı oluşması.

·         Türk Ceza Kanununa göre sorumluluk

·         Doğru bir envanter yapılmaması

·         Personelin gerekli eğitimi almasını sağlamak, taşınır işlemlerine ilişkin sürecin takip edilmesi.

·         Fiili envanterin muhasebe kayıtları ile uygunluğunun denetimi

Avans talebi

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         Kamu zararı.

·         Mali yaptırım.

·         Avansın mahsup sürecinin takip edilmesi.·         Avans kapatılmasına ilişkin belgelerin zamanında teslimi için avans alan kişilerin uyarılması.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ihaleleri, yapım işleri ihaleleri, doğrudan teminler

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         İhaleye fesat karıştırmayla suçlama.

·         İdare ve personelin güveninin kaybolması.

·         Birimin itibarını zedeler.

·         İdari ve Cezai yaptırımlar.

·         Mali sorumluluk.

·         Piyasa fiyat araştırmasını yapmak üzere görevlendirilen kişilerce her türlü piyasa fiyat araştırmasının sağlıklı, gerçekçi ve kanıtlanabilir şekilde yapılması.

·         Konu ile ilgili personelin eğitim alması, güncel değişimleri takip etmesi.

·         Yaklaşık maliyetin gizliliği, teklif zarflarının açılarak teklif fiyatlarının açıklanması aşamasına kadar korunmalı.

Yaklaşık maliyetlerin hazırlanması

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         İhalenin iptali nedeniyle birimin fonksiyonlarını yerine getirmesini engeller.

·         Yapım işlerinde imalat kalitesi düşebilir.

·         Yaklaşık maliyeti oluşturan kalemlerin doğru tespit edilmesi.

İhale dokümanının hazırlanması

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         İhaleye itiraz oluşabilir.

·         Mevzuatı iyi takip etmek.

Teknik şartname hazırlanması

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Nihal AYDIN

Yüksek

·         Teknik şartnamede yer alan hükümlerin eksik yapılması durumunda tereddüde yanlış anlamalara ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine neden olması.

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Teknik şartnamede yer alacak hükümlerin açık, net ve kapsamlı olması gerekir.

Gerçekleştirilen ihalelerde, sözleşme imzalanma tarihinden itibaren Sosyal Güvenlik Kurumuna karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması.

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması.

Maaş ödemelerinin zamanında yapılması

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

Sigortalı işe giriş bildirgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süresi içinde elektronik ortamda gönderilmesi

Merve DEMİRCİ

Yeliz AKYALI

Yüksek

·         İdari para cezası

·         İtibar kaybı

·         Mevzuat takibinin titizlikle yapılması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Süreli yazıların zamanında hazırlanması, ilgili yerlere gönderilmesi

Tüm personel

Orta

·         İtibar kaybı

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

·         Görevin aksaması

·         Takip çizelgesi oluşturulması

Görevden ayrılan personelin durumu

Tüm personel

Orta

·         Görevin aksaması

·         Görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik yöntemleri belirlemek (örneğin, görevinden ayrılan personel yürütülmekte olan işlerin listesini, süreli işlerin listesini vermek) tüm personelin görev tanımlarını açık ve anlaşılır bir şekilde yapmak.

Harcama talimatı verilmesi

Rabia HAFIZOĞLU

Yüksek

·         Harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun gerçekleşmemesi

·         Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması

·         Ödenek üstü harcama

·         Kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuatı sürekli takip etmek

·         Ödenek kontrolü yapmak

Gerçekleştirme görevlisi işlemleri

Ahmet SAKA

Merve DEMİRCİ

Perihan İSPİROĞLU

Yüksek

·         Ödeme emri ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususlar ile daha önceki işlemlerin (süreç kontrolü) kontrolünü de kapsayacak şekilde mali kontrol yapılmaması

·         Ödenek üstü harcama

·         Hakediş raporlarına ilişkin yapılan ödemeleri aylar itibarıyla takip etmek üzere kontrol çizelgeleri oluşturmak

·         Ödenek kontrolü yapmak

Kısmi Zamanlı, Staj Yapan öğrencilerin işlemleri

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

·         Mağduriyete yol açar.

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Usta çalıştırıcıların ve yemek bursundan faydalanan öğrencilerin iş ve işlemleri

Perihan İSPİROĞLU

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

·         Mağduriyete yol açar.

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin Titizlikle yapılması

Kiralama işlemlerinin takibi (kira bedelleri, elektrik-su ödemelerinin takibi)

Merve DEMİRCİ

Merva YÜKSEL

Fatma ŞAHİN

Yüksek

·         Hizmet alamama

·        Mağduriyete yol açar.

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

Öğrenci ve personele sağlanan yemek hizmetinin temizlik ve hijyen kurallarına uygun olarak hazırlanması, servis edilmesi, hazırlığının yapıldığı mutfak, yemekhanelerin temizliğinin ve düzeninin sağlanması.

Perihan İSPİROĞLU

Nihal AYDIN

Yüksek

·         Birimin itibarı zedelenir.

·         Hak kaybına neden olur.

·         Sağlık problemlerine yol açar.

·         Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.

·         Haşerelere karşı ilaçlamaların düzenli yaptırılması.

·         Atık ve çöplerin uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve atılmasının sağlanması.

Her yıl düzenli olarak gerçekleştirilen spor, kültür, sanat etkinliklerinde organizasyon komitesini oluşturmak, olurlarını almak, etkinlik programlarını düzenlemek, görevli öğrenci ve personeli belirlemek, araç tahsisi sağlamak, kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin ilgili birimlerle irtibata geçmek.

Doç.Dr.Şevki KOLUKISA

Ahmet SAKA

Yeliz AKYALI

Davut BATUR

     Emine GÜNGÖR

Hayriye ERKAN

Ali HACIKÖYLÜ

Hakan AYHAN

Orta

·        İtibar kaybı

·        Mağduriyete yol açar.

·         Görevin aksaması

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

·         Konu ile ilgili sürecin takibinin titizlikle yapılması

·         Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.

·         Yapılan toplantılarla sürecin takibinin kontrol edilmesi

Konferans salonu, amfi açık ve kapalı alanlarda yapılan tüm etkinliklerde gerekli düzenin program öncesinde/sonrasında alınması, ses sistemi, teknik malzemenin kontrol edilmesi, kullanılabilirliğinin denetlenmesi.

Doç. Dr. Şevki KOLUKISA

Perihan İSPİROĞLU

Ahmet SAKA

Emine GÜNGÖR

Hayriye ERKAN

Ali HACIKÖYLÜ

Hakan AYHAN

Davut BATUR

Fatih KABADAYI

Emre ÖZKAN

Sinan BÜYÜKTAŞ

Serdar AYDIN

Orta

·        İtibar kaybı

·        Mağduriyete yol açar.

·         Görevin aksaması

·         İdare ve personele olan güvenin kaybolması

·         Gerekli kontrollerin hassasiyetle yapılması, gereken önlemlerin önceden alınması, takibinin ve kontrollerinin sürekli olması.

·         Görevli personele görevlerine ilişkin gerekli bilgilendirmelerin yazılı-sözlü yapılması.

Birimin web sitesinin güncellenmesi

Fatma ŞAHİN

Hayriye ERKAN

Orta

·         İtibar kaybı

·         Faaliyetlere ilişkin sonuçların günlük, haftalık ve aylık takip edilmesi

HAZIRLAYAN

Ahmet SAKA

Şube Müdürü

ONAYLAYAN

Rabia HAFIZOĞLU

Daire Başkanı